Archivage

Archiver les candidatures dans le nouveau système de gestion des candidatures

Grâce à ce nouveau système d'archivage, tu gardes une vue d'ensemble des candidatures sur lesquelles tu travailles actuellement. Les candidatures clôturées sont transférées dans les archives, où elles restent consultables jusqu'à leur suppression, conformément à la réglementation sur la protection des données. L'archivage garantit que les données des candidatures ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire. Les élèves peuvent être assurés que leurs documents personnels sont protégés et supprimés dans les délais impartis. Et en tant qu’entreprise formatrice, tu travailles dans le respect de la protection des données, sans avoir à te charger toi-même du nettoyage.

Configurer l’archivage automatique

C’est vous qui décidez de la durée pendant laquelle les candidatures clôturées restent visibles dans la gestion des candidatures avant d’être automatiquement déplacées vers les archives.

1. Ouvrez les Paramètres et sélectionnez l’onglet Candidatures.
2. Activez le bouton Archiver automatiquement les candidatures.
3. Sous Délai, sélectionnez la durée souhaitée: 1 semaine, 2 semaines, 3 semaines, 4 semaines ou 2 mois.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Le délai commence à courir dès qu’une candidature passe au statut final (acceptation, refus ou stage d’essai).

Important: ce paramètre te permet uniquement de définir à quel moment les candidatures sont déplacées vers les archives. Le moment où les candidatures sont définitivement supprimées est régi par la loi et ne peut pas être modifié.

Bon à savoir: seuls les administrateurs peuvent modifier ce paramètre. Tous les autres utilisateurs peuvent voir la règle, mais ne peuvent pas la modifier.

Que se passe-t-il si aucun paramètre n’est défini? Dans ce cas, les candidatures clôturées restent dans leur colonne respective jusqu’à l’expiration du délai de conservation légal prévu par le RGPD.

Archiver manuellement des candidatures

Vous souhaitez supprimer immédiatement une candidature clôturée du tableau? Vous pouvez alors l’archiver manuellement à tout moment.

1. Clique sur les trois points en haut à droite de la candidature et sélectionne Archiver. Tu peux également trouver le bouton Archiver la candidature dans la vue détaillée d’une candidature.
2. Confirme l’opération dans la boîte de dialogue.
3. La candidature disparaît du tableau. Pendant quelques secondes, un message s'affiche avec l'option Annuler, au cas où vous vous seriez trompé.

Veuillez noter que l'archivage est définitif dès que ce message a disparu. Une candidature ne peut plus être réintégrée dans le tableau par la suite. Le statut de la candidature reste inchangé lors de l'archivage, et la candidature est archivée pour tous les membres de votre entreprise.

Quand les candidatures sont-elles supprimées?

Conformément à la loi sur la protection des données, les candidatures sont automatiquement supprimées à l'issue d'un délai de conservation fixe:

À l'expiration de ce délai, la candidature disparaît complètement du système de gestion des candidatures, y compris des archives et de la fonction de recherche.

Nouvelle colonne «Stage d'initiation» pour les candidatures de stage d'initiation

Les candidatures de stage d'initiation ont désormais leur propre statut final. Dès qu'un stage d'initiation a eu lieu, il te suffit de déplacer la candidature dans la nouvelle colonne «Stage d'initiation». Tu peux ainsi voir en un coup d'œil qui a déjà effectué un stage d'initiation chez toi.

«Stage d'initiation» est un statut final, tout comme «Acceptation» et «Refus». Cela signifie que la candidature est considérée comme clôturée et sera automatiquement déplacée vers les archives à l’expiration du délai défini. Vous pouvez bien sûr également l’archiver manuellement à tout moment

Foire aux questions sur l’archivage

Pourquoi une candidature a-t-elle soudainement disparu de mon tableau?

Elle a probablement été archivée, soit automatiquement à l’expiration du délai défini, soit manuellement par un collaborateur de votre entreprise. Vous la retrouverez sous Afficher les archives.

Quelles candidatures puis-je archiver?
Uniquement les candidatures clôturées, c'est-à-dire celles dont le statut est «Acceptation», «Refus» ou, dans le cas des candidatures d'essai, «Candidature d'essai». Les candidatures dont le statut est différent restent sur le tableau et ne peuvent pas être archivées.

Puis-je récupérer une candidature des archives pour la remettre sur le tableau?
Non. Les archives sont exclusivement destinées à la consultation. Vérifie donc avant l'archivage si la candidature est bien clôturée.

Les élèves sont-ils informés lorsque leur candidature est archivée?
Non, aucun message n’est envoyé lors de l’archivage.

Puis-je encore communiquer avec les élèves dans les archives?
Non, aucune communication n’est plus possible dans les archives. Si tu souhaites encore communiquer quelque chose aux élèves, fais-le avant que la candidature ne soit archivée.

La règle d’archivage s’applique-t-elle uniquement à moi?
Non, cette règle s'applique à toutes les personnes de votre entreprise. Même un archivage manuel a des répercussions sur toutes les personnes qui peuvent consulter la candidature.

Pourquoi les candidatures sont-elles supprimées?
La loi sur la protection des données stipule que les données à caractère personnel ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire. Ainsi, les élèves peuvent être assurés que leurs dossiers sont protégés, et vous, en tant qu'entreprise formatrice, travaillez automatiquement dans le respect de la protection des données.