Archivierung

Bewerbungen archivieren in der neuen Bewerbungs-verwaltung

Mit der neuen Archivierung behältst du den Überblick über die Bewerbungen, an denen du gerade arbeitest. Abgeschlossene Bewerbungen wandern ins Archiv, wo sie weiterhin einsehbar sind, bis sie gemäss Datenschutz gelöscht werden. Die Archivierung sorgt dafür, dass Bewerbungsdaten nicht länger als nötig aufbewahrt werden. Schüler:innen können sich darauf verlassen, dass ihre persönlichen Unterlagen geschützt und fristgerecht gelöscht werden. Und du als Lehrbetrieb arbeitest datenschutzkonform, ohne dich selbst um das Aufräumen kümmern zu müssen.

Automatische Archivierung einstellen

Du entscheidest selbst, wie lange abgeschlossene Bewerbungen innerhalb der Bewerbungsverwaltung sichtbar bleiben, bevor sie automatisch ins Archiv verschoben werden.

1. Öffne die Einstellungen und wähle den Reiter Bewerbungen.
2. Aktiviere den Schalter Bewerbungen automatisch archivieren.
3. Wähle unter Frist den gewünschten Zeitraum: 1 Woche, 2 Wochen, 3 Wochen, 4 Wochen oder 2 Monate.
4. Klicke auf Speichern.

Die Frist beginnt, sobald eine Bewerbung in den finalen Status (Zusage, Absage oder Geschnuppert) wechselt.

Wichtig: Mit dieser Einstellung legst du nur fest, wann Bewerbungen ins Archiv verschoben werden. Wann Bewerbungen endgültig gelöscht werden, ist gesetzlich geregelt und kann nicht angepasst werden.

Gut zu wissen: Nur Admins können diese Einstellung ändern. Alle anderen Benutzer:innen sehen die Regel, können sie aber nicht bearbeiten.

Was passiert, wenn nichts eingestellt ist? Dann bleiben abgeschlossene Bewerbungen in ihrer jeweiligen Spalte, bis die gesetzliche Aufbewahrungsfrist nach DSGVO abgelaufen ist.

Bewerbungen manuell archivieren

Du möchtest eine abgeschlossene Bewerbung sofort aus dem Board entfernen? Dann kannst du sie jederzeit von Hand archivieren.

1. Klicke auf der Bewerbung oben rechts auf die drei Punkte und wähle Archivieren. Alternativ findest du in der Detailansicht einer Bewerbung den Button Bewerbung archivieren.
2. Bestätige den Vorgang im Dialog.
3. Die Bewerbung verschwindet vom Board. Für einige Sekunden erscheint eine Meldung mit der Option Rückgängig, falls du dich vertan hast.

Beachte bitte, dass die Archivierung endgültig ist, sobald diese Meldung verschwunden ist. Eine Bewerbung kann danach nicht mehr aufs Board zurückgeholt werden. Der Status der Bewerbung bleibt beim Archivieren unverändert, und die Bewerbung ist für alle in deinem Unternehmen archiviert.

Wann werden Bewerbungen gelöscht?

Bewerbungen werden gemäss Datenschutzgesetz nach einer festen Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht:

Nach Ablauf der Frist verschwindet die Bewerbung vollständig aus der Bewerbungsverwaltung, also auch aus dem Archiv und der Suche.

Neue Spalte Geschnuppert für Schnupperbewerbungen

Schnupperbewerbungen haben jetzt ihren eigenen Abschluss. Sobald eine Schnupperlehre stattgefunden hat, verschiebst du die Bewerbung einfach in die neue Spalte Geschnuppert. So siehst du auf einen Blick, wer bereits bei dir geschnuppert hat.

Geschnuppert ist ein finaler Status, genau wie Zusage und Absage. Das heisst, die Bewerbung gilt als abgeschlossen und wird nach der eingestellten Frist automatisch ins Archiv verschoben. Du kannst sie natürlich auch jederzeit von Hand archivieren

Häufige Fragen zur Archivierung

Warum ist eine Bewerbung plötzlich nicht mehr auf meinem Board?
Wahrscheinlich wurde sie archiviert, entweder automatisch nach Ablauf der eingestellten Frist oder manuell durch eine Person aus deinem Unternehmen. Unter Archiv anzeigen findest du sie wieder.

Welche Bewerbungen kann ich archivieren?
Nur abgeschlossene Bewerbungen, also solche im Status Zusage, Absage oder bei Schnupperbewerbungen Geschnuppert. Bewerbungen in einem anderen Status bleiben auf dem Board und können nicht archiviert werden.

Kann ich eine Bewerbung aus dem Archiv zurück aufs Board holen?
Nein. Das Archiv dient ausschliesslich zur Ansicht. Prüfe deshalb vor dem Archivieren, ob die Bewerbung wirklich abgeschlossen ist.

Werden die Schüler:innen informiert, wenn ihre Bewerbung archiviert wird?
Nein, beim Archivieren wird keine Nachricht verschickt.

Kann ich im Archiv noch mit Schüler:innen kommunizieren?
Nein, im Archiv ist keine Kommunikation mehr möglich. Wenn du den Schüler:innen noch etwas mitteilen möchtest, erledige das, bevor die Bewerbung archiviert wird.

Gilt die Archivierungsregel nur für mich?
Nein, die Regel gilt für alle Personen in deinem Unternehmen. Auch eine manuelle Archivierung wirkt sich auf alle aus, die die Bewerbung sehen können.

Warum werden Bewerbungen überhaupt gelöscht?
Das Datenschutzgesetz schreibt vor, dass persönliche Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden. So können sich Schüler:innen darauf verlassen, dass ihre Unterlagen geschützt sind, und du als Lehrbetrieb arbeitest automatisch datenschutzkonform.