Archiviazione

Archiviazione delle candidature nella nuova gestione delle candidature

Con la nuova funzione di archiviazione puoi tenere sotto controllo le candidature su cui stai lavorando. Le candidature completate vengono trasferite nell’archivio, dove rimangono consultabili fino alla loro cancellazione in conformità con la normativa sulla protezione dei dati. L’archiviazione garantisce che i dati delle candidature non vengano conservati più a lungo del necessario. Gli studenti possono stare tranquilli: i loro dati personali sono protetti e verranno cancellati entro i termini previsti. E tu, in qualità di azienda formatrice, operi nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati, senza doverti occupare personalmente della gestione dei dati.

Imposta l’archiviazione automatica

Sei tu a decidere per quanto tempo le candidature completate rimangono visibili nella gestione delle candidature prima di essere spostate automaticamente nell’archivio.

1. Apri le Impostazioni e seleziona la scheda Candidature.
2. Attiva l’interruttore Archivia automaticamente le candidature.
3. Seleziona sotto Periodo l’intervallo di tempo desiderato: 1 settimana, 2 settimane, 3 settimane, 4 settimane o 2 mesi.
4. Clicca su Salva.

Il periodo decorre non appena una candidatura passa allo stato finale (accettata, rifiutata o in prova).

Importante: Con questa impostazione si definisce solo quando le candidature vengono spostate nell’archivio. Il momento in cui le candidature vengono definitivamente cancellate è regolato dalla legge e non può essere modificato.

Buono a sapersi: Solo gli amministratori possono modificare questa impostazione. Tutti gli altri utenti vedono la regola, ma non possono modificarla.

Cosa succede se non viene impostato nulla? In tal caso, le candidature chiuse rimangono nella rispettiva colonna fino alla scadenza del termine di conservazione previsto dalla legge ai sensi del GDPR.

Archiviare manualmente le candidature

Vuoi rimuovere immediatamente una candidatura chiusa dalla bacheca? Puoi archiviarla manualmente in qualsiasi momento.

1. Clicca sui tre puntini in alto a destra sulla candidatura e seleziona Archivia. In alternativa, nella vista dettagliata di una candidatura troverai il pulsante Archivia candidatura.
2. Conferma l’operazione nella finestra di dialogo.
3. La candidatura scomparirà dalla bacheca. Per alcuni secondi apparirà un messaggio con l’opzione Annulla, nel caso in cui tu abbia commesso un errore.

Tieni presente che l’archiviazione è definitiva non appena questo messaggio scompare. Una volta archiviata, una candidatura non potrà più essere recuperata sulla bacheca. Lo stato della candidatura rimane invariato al momento dell’archiviazione e la candidatura viene archiviata per tutti all’interno della tua azienda.

Quando vengono cancellate le candidature?

Ai sensi della legge sulla protezione dei dati, le candidature vengono cancellate automaticamente al termine di un periodo di conservazione prestabilito:

Alla scadenza del termine, la candidatura scompare completamente dalla gestione delle candidature, quindi anche dall’archivio e dalla funzione di ricerca.

Nuova colonna «Prova» per le candidature di prova

Le candidature di prova hanno ora una propria fase finale. Non appena si è svolto un periodo di prova, basta spostare la candidatura nella nuova colonna «Prova». In questo modo puoi vedere a colpo d’occhio chi ha già svolto un periodo di prova presso la tua azienda.

«Prova» è uno stato finale, proprio come «Accettazione» e «Rifiuto». Ciò significa che la candidatura è considerata conclusa e, una volta scaduto il termine impostato, verrà spostata automaticamente nell’archivio. Naturalmente puoi anche archiviarla manualmente in qualsiasi momento

Domande frequenti sull’archiviazione

Perché una candidatura non compare più sulla mia bacheca?

Probabilmente è stata archiviata, automaticamente allo scadere del termine impostato oppure manualmente da una persona della tua azienda. La ritroverai alla voce Visualizza archivio.

Quali candidature posso archiviare?
Solo le candidature concluse, ovvero quelle con lo stato “Accettata”, “Rifiutata” o, nel caso delle candidature di prova, “Prova”. Le candidature con uno stato diverso rimangono sulla bacheca e non possono essere archiviate.

Posso recuperare una candidatura dall’archivio e riportarla sulla bacheca?
No. L’archivio serve esclusivamente a scopo di consultazione. Verifica quindi, prima di archiviare, se la candidatura è davvero conclusa.

Gli studenti vengono informati quando la loro candidatura viene archiviata?
No, al momento dell’archiviazione non viene inviato alcun messaggio.

Posso ancora comunicare con gli studenti nell’archivio?
No, nell’archivio non è più possibile comunicare. Se desideri comunicare ancora qualcosa agli studenti, fallo prima che la candidatura venga archiviata.

La regola di archiviazione vale solo per me?
No, la regola vale per tutte le persone della tua azienda. Anche l’archiviazione manuale ha effetto su tutti coloro che possono visualizzare la candidatura.

Perché le candidature vengono cancellate?
La legge sulla protezione dei dati prescrive che i dati personali non vengano conservati più a lungo del necessario. In questo modo gli studenti possono essere certi che i loro documenti siano protetti e tu, in qualità di azienda formatrice, operi automaticamente nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati.